Nein. Die Klausel deckt nur Datenweitergaben zur Erfüllung arbeitsvertraglicher Pflichten ab – wie zum Beispiel Payroll. Für automatisierte Geschenkboxen, die wir direkt an das Team versenden, brauchen wir zwingend das Einverständnis der Mitarbeitenden.

Die Anlässe, die in die Automatisierung aufgenommen werden sollen (z. B. Onboarding-Boxen, Jubiläen, Geburtstage oder andere Ereignisse), werden im Vorfeld gemeinsam mit Dir festgelegt. Anschließend entscheiden die Mitarbeitenden selbst über ihr Opt-in, ob sie Boxen zu allen oder nur zu bestimmten Anlässen erhalten möchten. Gerade in Remote Teams kann es vorkommen, dass nicht jeder bspw. ein Geburtstagsgeschenk wünscht – genau diese Flexibilität ermöglicht unser Self-Service. Die Mitarbeitenden pflegen ihre Daten eigenständig und können sie jederzeit anpassen, z. B. nach einem Umzug.

Über den Self-Service fragen wir nur die Daten ab, die für den Versand oder die Personalisierung relevant sind – und das immer freiwillig. Dazu gehören zum Beispiel:

• Adresse für den Versand gewünschte Anlässe (z. B. Onboarding, Geburtstag, Jubiläum)
• persönliche Präferenzen oder Ausschlüsse (z. B. keine Nüsse, kein Alkohol)
• Größenangaben für individuelle Geschenke (z. B. T-Shirt- oder Sockengröße)
• Geburtstagsdatum (optional, wenn angegeben werden möchte)

So stellen wir sicher, dass jede Box persönlich passt – ohne unnötige Pflichtfelder.

Für die Payroll und HR-Administration ist es wichtig, zwischen steuerfreien Sachzuwendungen und persönlichen Anlässen zu unterscheiden. Der HR-Manager erhält deshalb die Informationen, die für die Zuordnung und Abrechnung notwendig sind. Alle sensiblen Daten (z. B. Privatadressen) werden DSGVO-konform behandelt und nur genutzt, wenn der Mitarbeitende sein Opt-in gegeben hat. So bleibt die Datensicherheit jederzeit gewährleistet, während Du gleichzeitig die Mitarbeiter Benefits korrekt verbuchen kannst.

Opt-in heißt: Deine Mitarbeitenden geben ihre aktive Zustimmung, bevor sie ein Geschenk erhalten. Damit sind alle Daten DSGVO-konform verarbeitet. Vorteil: Nur die, die wirklich ein Geschenk möchten, bekommen auch eines – ohne unnötige Kosten für Dein Unternehmen.

Zero-Admin bedeutet: Du hast keinen Verwaltungsaufwand. Reportings, Budgetübersichten und Statusmeldungen werden für Dich ganz bequem erstellt. So behältst Du alles im Blick, ohne Zeit in Excel-Listen oder Abstimmungen zu investieren.

Du gewinnst wertvolle Zeit zurück, die Du in Deine Employee Experience, Mitarbeiterbindung und Employer-Branding-Aktivitäten investieren kannst.

Ja! Neben automatisierten Anlässen wie Geburtstagen oder Jubiläen kannst Du jederzeit manuell Boxen verschicken – zum Beispiel für ein „Dankeschön“, eine Hochzeit oder die Geburt eines Kindes. Sofern vorher die Zustimmung des Mitarbeitenden gegeben wurde. Automatisierung heißt also: Routine läuft von selbst, Flexibilität bleibt erhalten.

Mitarbeitende, die ihr Opt-in geben, können persönliche Daten eintragen. Dadurch gestalten wir handgeschriebene Grußkarten, persönliche Willkommensgrüße oder individuelle Anlässe. Direkt über den Shop und ohne Opt-in bleibt es bei neutralen Karten oder bei Wunsch mit Corporate-Branding-Elementen.

Alle Daten werden ausschließlich für den Versand der Geschenkboxen genutzt. Mitarbeitende entscheiden selbst, welche Informationen sie freigeben möchten. Transparenz und Datenschutz stehen an erster Stelle – keine Daten werden ohne Zustimmung gespeichert oder weitergegeben.